Las reuniones de equipo son una parte esencial del desarrollo estratégico para un equipo. En general, son una parte esencial cuando se crea un equipo y se alcanzan los objetivos del mismo. Las reuniones ofrecen la oportunidad de que los miembros del equipo se reúnan, muestren el progreso del trabajo, se presten apoyo mutuo y ejecuten las estrategias organizativas.

Las reuniones estratégicas ayudan a mejorar el rendimiento general de los equipos multiculturales y virtuales, así como la productividad a nivel individual. ¿Por qué las reuniones de equipo estratégicas son tan importantes para tu organización?

Antes de cualquier explicación sobre las áreas importantes para tener reuniones estratégicas exitosas, tengamos en cuenta por qué, comúnmente, tener reuniones de equipo en las organizaciones es esencial:

• Proporcionan un entorno seguro para el intercambio de información,
• Proveen una plataforma para que los líderes desarrollen habilidades de trabajo en equipo,
• Ofrecen un espacio adecuado para dar y recibir opiniones,
• Ayudan a crear lazos y relaciones de apoyo entre los empleados,
• Son una oportunidad para mantener foros de comunicación abiertos,
• Son la base de todas las estrategias de la organización.

Las reuniones son fundamentales para la gestión de proyectos y el desarrollo de equipos. Sin embargo, cuando hay falta de liderazgo, no hay suficiente preparación o cuando las prácticas correctas para reuniones virtuales y multiculturales no están implementadas adecuadamente, las reuniones pueden fácilmente fracasar. Así, la productividad y la eficacia del equipo se ven afectadas de inmediato.

¿Cómo podemos garantizar una exitosa estratégica reunión de equipo? Las principales áreas son:

• Preparación antes de la reunión,
• Facilitación de reuniones,
• Medidas de aplicación como resultado de las reuniones.

Trabajar con equipos puede ser en ocasiones desafiante; aún más con equipos multiculturales y virtuales que traen ese nivel extra de complejidad debido a su naturaleza. En este entorno, un equipo puede estar trabajando en un objetivo común pero desde diferentes ángulos culturales. Por lo tanto, es crítico prepararse incluyendo una visión y un propósito claros que fomenten un entorno de productividad y unidad hacia una meta.

No es necesario decir que convocar a una reunión sin una agenda es improductivo. Informar la agenda de antemano a los miembros del equipo les guía hacia los resultados, les eleva su sentido de compromiso y les ayuda a estar listos de antemano con la tecnología necesaria. Más aun, si los roles de los miembros del equipo son parte fundamental de esta agenda, ellos sentirán que son una parte esencial del equipo.

Para aligerar los resultados y mejorar la eficiencia en la tarea en cuestión, la facilitación de la reunión es un factor de cambio si se maneja adecuadamente. Por otro lado, si no se realiza correctamente puede tener un impacto negativo en la efectividad del equipo. Los facilitadores de reuniones no tienen que ser expertos o tener todas las habilidades para poder facilitar. Sin embargo, en entornos multiculturales y virtuales, los facilitadores enfrentan el desafío de captar diferentes estilos de comunicación y estilos de trabajo. Por lo tanto los facilitadores de reuniones deben tener un entrenamiento en entendimiento cultural y poseer un conocimiento básico de los trasfondos culturales de los miembros del equipo.

“ La habilidad de facilitar reuniones virtuales exitosas, es esencial para los profesionales y los empresarios de hoy. —DRA. LIANA C. SáENZ

Además de los frecuentes correos electrónicos y las llamadas telefónicas, en el mundo globalizado de hoy en día, las reuniones virtuales son la herramienta más efectiva que los socios comerciales y colegas utilizan para intercambiar y compartir información, cooperar y tomar decisiones comerciales importantes. Por lo tanto, desarrollar las habilidades de liderar equipos virtuales hacia el éxito  para aumentar la productividad, ejecutar las mejores prácticas, estrategias y contribución en equipos virtuales es una destreza necesaria para los facilitadores de reuniones, así como para los profesionales en las organizaciones y empresarios de hoy.

La implementación de cualquier acuerdo durante la reunión es lo que llevará a tu equipo y a tu organización al siguiente nivel. Una forma de facilitar este proceso es comenzar con el fin en mente.

¿Cuáles son los resultados que deseas alcanzar como resultado de la reunión de equipo? Trabajar con tu equipo para encontrar las mejores respuestas a esta pregunta y descubrir quién tomará acción y cómo después de la reunión, es el objetivo.

Si tú y tu equipo multicultural están listos para minimizar los malentendidos, maximizar la productividad, tener reuniones de equipo estratégicas y por lo tanto mejorar los resultados y así alcanzar el éxito, podemos ayudarte. Aprende más sobre EL PERFIL DE CONCIENCIA CULTURAL.

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